Henkilötietojen päivittäminen on kansalaisvelvollisuus

Tässä blogissa olemme useaan otteeseen puhuneet Suomen kansalaisuudesta, siihen kuuluvista oikeuksista ja velvollisuuksista. Yksi tärkeä velvollisuus, joka koskee erityisesti ulkomailla asuvia kansalaisia on henkilötietojen päivittämisvelvoite Suomen väestötietojärjestelmään. 

Maaliskuun 2010 alusta voimaan tullut laki velvoittaa ulkomailla oleskelevan Suomen kansalaisen ilmoittamaan välittömästi ulkomailla oleskelunsa aikana tapahtuneista henkilötietojen muutoksista, eli mm. lapsen syntymästä, avioliitosta, avioerosta ja nimenmuutoksesta. Lakimuotoon kirjoitettu velvoite johtuu siitä, että käytännössä ei ole muuta tapaa varmistaa, että Suomen väestötiedot pysyvät ajan tasalla myös ulkomailla asuvien kansalaisten kohdalla. Muiden maiden väestötietoviranomaisilta ei nimittäin saa tietoa omien kansalaisten henkilötietomuutoksia.

Poikkeuksena tälle periaatteelle muodostaa Ruotsissa asuvat Suomen kansalaiset ja vastavuoroisesti Suomessa asuvat Ruotsin kansalaiset. Näiden henkilöiden väestötietojen vaihdosta on solmittu erillinen valtiosopimus. Säännöllisin väliajoin Ruotsin ja Suomen välillä vaihdetaan maiden väestötietojärjestelmässä olevien toisen maan kansalaisten henkilötietoja. Mutta jos Suomessa tai Ruotsissa asuva henkilö on Suomi-Ruotsi kaksoiskansalainen, tietoja ei vaihdeta. Tämä johtuu siitä, että valtio ei jaa omien kansalaistensa tietoja vieraan valtion kanssa, vaikka tämä henkilö olisikin myös toisen valtion kansalainen. Tässä tapauksessa henkilön on itse hoidettava henkilötietopäivitykset toisen maansa väestötietorekisteriin.

Esimerkki: Orvokki on Suomen kansalainen ja asuu Ruotsissa. Hän menee naimisiin Sulevin kanssa ja tiedot hänen avioliitostaan siirtyvät Ruotsin viranomaisilta Suomen väestötietojärjestelmään automaattisesti maiden välisen tiedonvaihdon yhteydessä. Sulevikin asuu Ruotsissa ja hänellä on sekä Suomen että Ruotsin kansalaisuus. Tiedot hänen avioliitosta Orvokin kanssa eivät automaattisesti siirry Suomeen koska Ruotsi ei anna omien kansalaistensa tietoja toiselle valtiolle vaikka Sulevi onkin myös Suomen kansalainen. Sulevin on siis tehtävä muutokset itse olemalla yhteydessä joko Tukholman Suomen suurlähetystöön tai vanhan suomalaisen kotipaikkakunnan maistraattiin.

Jos pelkkä osoite ulkomailla muuttuu voi myös asioida sähköisesti suoraan maistraattiin suomi.fi -nettipalvelussa. Palvelusta löytyy sähköinen lomake: ulkomailla asuvan henkilön osoitteen muutosilmoitus Suomen väestötietojärjestelmään. Täyttämällä ja lähettämällä lomake verkkolomake siirtyy suoraan käsittelyyn Länsi-Suomen maistraatin Pietarsaaren yksikköön. Lomakkeen voi myös tulostaa ja lähettää postitse. Osoitetiedot löytyvät samalta verkkosivulta. Sulevi siis ilmoittaa hänen ja Orvokin uudesta yhteisestä osoittesta sähköisesti Suomeen. Samoin toimii tietysti Sulevin Lontoosta Pariisiin muuttanut velipoika Kalevi. Orvokin ei taaskaan tarvitse tehdä mitään erillistä ilmoitusta koska hänen tiedot siirtyvät automaattisesti. Toki maistraattiin tai paikalliseen Suomen suurlähetystöön voi edelleenkin ilmoittaa osoitteenmuutoksesta asioimalla henkilökohtaisesti. 

Mitään sanktiota tietojen päivittämistä jättämisestä ei ole säädetty, kertoo Länsi-Uudenmaan maistraatin henkikirjoittaja Maisa Gynther. Lähinnä on ajateltu, että tämän velvollisuuden kirjaamista lakiin toimisi vahvana kehotuksen pitää omat henkilötiedot ajan tasalla. Moni asiointi viranomaisilla helpottuu merkittävästi jos henkilötiedot ovat oikein. Erinomaisena esimerkkinä tästä on passinhaku. Nykyään tulostetaan valmis, allekirjoitusta vailla oleva hakulomake suoraan väestötietojärjestelmästä. Siinä olevat mahdolliset virheet tai puutteet pitää ensin korjata järjestelmään ja sitten vasta voidaan jättää uusi anomus. Pahimmassa tapauksessa hakemusta ei voidakaan heti jättää vaan pitää tehdä uusi passinhaku myöhempänä ajankohtana, jos korjaus vaatii virallisen todistuksen.

Ei ole olemassa tarkempaa arviota siitä, kuinka monella ulkosuomalaisella on puuttelliset tiedot väestötietojärjestelmässä. Se kuitenkin tiedetään, että kun kansallisten vaalien yhteydessä noin 230 000 ulkomailla asuville äänioikeutetuille Suomen kansalaisille lähetetään ääniliput, noin 25 000 äänilippua palautuvat puutteellisen tai olemattoman osoitetiedon takia.

Lue lisää

Maistrattien ohjeet ulkosuomalaisille
Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (2009)